办事流程


      国际会议申办流程


    在我国境内(不含港澳台地区)举办的、与会者来自2个或2个以上国家和地区(不含港澳台地区)的会议、论坛、研讨会、报告会、交流会等,形式包括主办、承办、合办等都属于国际会议,均须报教育部审批。


    按照教育部要求,国际会议申报流程包括年度预报和正式申报两步:第一步,国际会议需在对外承诺或申请举办的前一年预报,列入国际会议年度计划;第二步,已列入国际会议年度计划的国际会议,由申请单位在申请举办的6个月前提交申报材料至教育部审批,获得正式批准后方可启动会议筹办事宜。


    一、预报会议


    1.严格执行预报制度。每年9月,各单位会议负责人通过“中国教育系统学术会议云平台”(建议用谷歌浏览器登录http://econf.hust.edu.cn/,以下简称平台,平台-会议申报-注册激活-会议预报申报)上报下一年度会议计划;学校审核并上报教育部备案。每年3月可补填本年度下半年一般国际会议预报,经审核列入年度计划后方可申报。


    2. 国际会议的预报不等同于申报,在会议未得到上级主管部门的正式批复前,不得对外宣布或承诺。未进行预报列入年度计划的国际会议申报,原则上不予受理。不涉及敏感政治问题、外宾人数在30人以下的小型自然科学技术类国际会议,可不预报计划,但必须按规定提前报批。


    二、申报会议


    1. 已列入年度计划的会议,国际会议负责人应于开始对外承诺或申请举办国际会议的6个月前在平台进行在线申报。


    2.会议申报的具体步骤:由会议负责人在平台填写国际学术会议申报表,由单位管理员初审通过后,会议负责人从平台下载“国际会议校内审核流程表”。根据表格指引,经所在单位审核会签,科技处和文科处分别负责对自然科学类和人文社科类国际学术会议进行内容和形式审查,在《国际会议校内审核流程表》中明确审批意见后,送交国际合作与交流处。国际处收到申报材料并进行审查后,由平台管理员将学校请示文件扫描上传到系统,上报教育部。


    3.获得教育部批准后,国际处下载批复函抄送各相关单位。会议主办或承办单位收到批复函方可对外承诺或发布会议通知。


    4.会议获得批准后不得随意更改会议的名称、主题、议题和内容,不得改变会议的性质、规模、规格、举办时间和地点。如需更改,须在原定会议时间的前2个月在平台上填写更改说明申报,单位管理员同意之后下载表格签字盖学校公章并上传至平台报教育部审批。


    5.原则上不邀请外国政要、前政要及外国驻华使(领)馆人员参加国际会议,如确有必要邀请,主办单位须在会前三个月向国际合作与交流处提交书面报告,由国际合作与交流处报教育部批准同意后,方可向对方确认。


    6.若需邀请国家及省市领导人参加国际会议开幕式等活动,不得在平台提交材料。主办单位须在会前3个月向国际合作与交流处提交书面报告,包括会议背景材料和领导讲话代拟稿等。国际合作与交流处在请示校领导意见后负责向国家、省、市有关部门报批。


    7.境外非政府组织赞助的国际会议,申报时需在线提交境外非政府组织简介(wordPDF),获批后请于会前5-10天上传备案函PDF文件至在线平台。


    三、会后总结


    1. 按照教育部会议批复的要求,会议结束后2个月内登录平台在线提交总结报告。

    2. 待单位管理员”初审通过”后,文件下载“在华举办国际会议总结表”加盖学校公章,扫描发送到piaojishu@ouc.edu.cn由国际处上传至平台。


    四、其他事宜遵照《中国海洋大学举办国际会议管理办法(试行)》中国海洋大学举办国际会议管理办法(试行).doc)。



    友情提示:


    1. 加盖学校公章路径:学校主页-信息门户-网上办事大厅-印信申请;

    2. 邀请校领导出席:学校主页-信息门户-公文系统-公文管理-请示/报告;

    3. 会议预算表、会议签到表下载地址:

    http://hdcw.ouc.edu.cn/2016/0901/c16938a254913/page.htm 



    联系人:朴吉淑


    E-mail:piaojishu@ouc.edu.cn


    电 话:66786552